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Les outils d’IA conversationnelle comme ChatGPT s’installent dans le travail de bureau et changent la façon de rédiger et d’organiser l’information au quotidien. Cette formation d’une journée montre comment les mettre au service des tâches administratives courantes, de la correspondance à la préparation de comptes rendus. À l’issue du cours, le participant sait formuler des demandes claires à l’outil pour obtenir des résultats exploitables, tout en gardant la main sur la qualité et la confidentialité des informations traitées.
6 h (1 jour), 100% en ligne
À qui s’adresse cette formation ?
Adjoints administratifs, agents de bureau, secrétaires de direction, coordonnateurs et tout membre du personnel de soutien dont le quotidien comporte de la rédaction, du traitement de courriels, de la prise de notes et de l’organisation d’information. Le cours vise les personnes qui veulent intégrer l’IA dans leurs tâches sans bagage technique préalable.
Prérequis : Aucun prérequis technique. Être à l’aise avec un ordinateur et la navigation web suffit.
Ce qui distingue cette formation
- Travail sur des cas réels de bureau (courriels, comptes rendus, notes de service)
- Production de gabarits réutilisables pendant la journée
- Accent mis sur la formulation des demandes, qui détermine la qualité des résultats
- Bonnes pratiques de confidentialité et de vérification des réponses
- Petits groupes en classe virtuelle, avec accompagnement individualisé
Objectifs de la formation
Permettre au participant d’intégrer un outil d’IA conversationnelle dans ses tâches administratives quotidiennes. Développer sa capacité à formuler des demandes précises pour obtenir des résultats fiables et exploitables. L’amener à porter un regard critique sur les réponses produites et à respecter les règles de confidentialité de son organisation.
Compétences acquises
- Formuler des demandes claires et structurées pour obtenir des résultats utilisables
- Rédiger et reformuler courriels, notes et documents administratifs avec l’aide de l’IA
- Résumer des textes longs et en extraire les points essentiels
- Adapter le ton et le niveau de langue d’un texte selon le destinataire
- Vérifier et corriger les réponses de l’outil avant de les utiliser
- Appliquer des règles de base de confidentialité et de protection des données
- Constituer une bibliothèque personnelle de demandes réutilisables
Programme détaillé (6 h, 4 modules)
Comprendre ce que l’IA générative peut faire et ses limites, puis adopter la bonne posture face à ses réponses. Voir comment se construit une demande efficace. Atelier « Première demande guidée » : le participant formule puis affine une demande sur une tâche administrative réelle et compare les résultats obtenus.
Produire et ajuster courriels, notes et documents courants, en contrôlant le ton et la longueur selon le destinataire. Atelier « Trousse de courriels » : le participant crée des gabarits de courriels réutilisables pour ses situations récurrentes.
Résumer des documents longs, en extraire les points essentiels et structurer ses notes et sa préparation de réunion. Atelier « Du document au résumé » : le participant transforme un document long en un résumé structuré et exploitable.
Vérifier les réponses, repérer les erreurs et appliquer des règles simples de confidentialité. Constituer une bibliothèque de demandes validées. Atelier « Ma bibliothèque de demandes » : le participant rassemble un jeu de demandes validées pour son propre travail.
Approche pédagogique
Le cours alterne courtes démonstrations en direct et mise en pratique immédiate sur des cas réels, en petit groupe et en classe virtuelle synchrone. Chaque module se termine par un atelier appliqué, et le formateur reste disponible pour les questions tout au long de la journée.
Informations pratiques
| Durée totale | 6 h (1 jour) |
| Format | Formation de jour |
| Mode de diffusion | 100% en ligne |
| Nombre de participants | 10 maximum |
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